Com a correria do dia a dia e as muitas atividades que realizamos diariamente, fazer uma boa gestão de tempo é a melhor alternativa para ter um dia produtivo e equilibrado. Por isso, no artigo de hoje, vamos falar sobre o poder das listas!
É isso mesmo que você leu. As listas são ferramentas poderosas e as maiores aliadas da organização – e nós vamos te mostrar o porquê. Então, continue a leitura até o final para descobrir como um simples pedaço de papel – calma, pode ser um app também! – pode revolucionar a sua rotina.
Por que fazer listas
Pessoas que utilizam listas conseguem priorizar a ordem de execução, dosando bem sua atenção e, por consequência, gerenciando melhor seu tempo.
A neurociência afirma que listas e tópicos são mais facilmente processados pelo nosso cérebro, ajudando na categorização e memorização de informações. É por isso que listar tarefas ajuda a organizar o seu cotidiano para que você não se perca ou esqueça nenhuma atividade e, de quebra, otimize o uso do seu tempo e recursos.
Além disso, precisamos destacar o poder do cumprimento de uma lista: fala sério, riscar um item da lista dá um prazer imenso! Isso acontece porque saber que concluímos algo é um grande motivador. Poder acompanhar de maneira visual e concreta a conclusão de tarefas nos mostra o quanto somos capazes, e nos estimula a vencer novos desafios.
Em resumo, listas são uma maneira tangível de observar nosso desempenho, além de ser uma boa métrica para acompanhamento e desenvolvimento de um projeto.
Como utilizar listas
Basicamente, a ideia é que ao anotar suas pendências ou afazeres, você tem um mapa visual que te mostra tudo o que você tem para fazer. Este exercício valioso te permite esvaziar a mente, colocando no papel tudo aquilo que antes se esforçava para lembrar.
Assim, tendo listas como auxiliares, você pode se focar no que realmente importa, sem gastar energia tentando reter os itens na memória.
Ter uma agenda como ferramenta, por exemplo, é ter a garantia de que não esquecerá nenhum compromisso. Além de organizar a estrutura temporal do seu dia, ela auxilia na tomada de decisões e na escolha de quais devem ser suas prioridades.
Mas você também pode criar listas para diferentes áreas da sua vida. Basta aprender a categorizar os itens, agrupando os temas que podem ser executados em sequência ou que dizem respeito a um mesmo assunto.
Não apenas para organizar seu próprio trabalho, você também pode usá-las como recurso na hora de delegar tarefas a outras pessoas. Por exemplo, anote todos os itens que delegou em uma lista de “aguardando resposta”, assim pode revisá-la periodicamente e saberá os prazos, pessoas responsáveis e o que deve ser cobrado.
Também é uma excelente ferramenta para projetos compartilhados, onde tudo deve ser registrado para que o grupo todo tenha acesso às informações, o andamento e a conclusão de cada atividade.
Um segredo para conseguir cumprir grandes projetos ou atingir metas é quebrá-los em tarefas menores, estabelecendo submetas. Assim, você caminha passo a passo rumo ao êxito. Lembre-se sempre de priorizar as atividades da lista e executá-las na ordem que for necessária ou mais conveniente para você. O truque é fazer com que a organização trabalhe a seu favor!
Organizando a Rotina
A seguir, estão alguns tipos e sugestões de listas que podem te ajudar a começar a organizar sua rotina:
- Tarefas;
- Compromissos;
- Compras;
- Viagens;
- Pendências;
- Prioridades;
- Tarefas delegadas;
- Prós e contras;
- E muito mais!
A verdade é que a lista é apenas o primeiro passo em direção a uma vida muito mais organizada e produtiva. Uma vez que você pode canalizar sua energia em outras coisas, é mais fácil se dedicar à execução das tarefas.
Se você gosta de escrever e anotar à mão, considere comprar uma agenda e um bloco de notas para organizar seus compromissos e tarefas. Agora, caso prefira o digital, existem aplicativos de agenda, como a Google Agenda, e gerenciadores de tarefa como o Trello e o Air Table, que são excelentes ferramentas auxiliares de organização.
10 Dicas para começar a se organizar hoje mesmo!
Confira nossa seleção de dicas que vão te ajudar a não se perder nunca mais na organização de sua rotina e atividades:
- Anote tudo: use uma agenda ou aplicativos de sua preferência, já que as ferramentas são suas aliadas na organização. É mais inteligente usar um pouco de tempo para organizar a rotina do que deixá-lo escapar enquanto tenta se lembrar de todos seus compromissos e afazeres;
- Respeite o seu tempo: você precisa ser o guardião do próprio tempo. Por isso, comprometa-se a realizar aquilo que se propôs, de forma coerente e razoável. Anote tudo para não se perder nas entregas e prazos;
- Reserve espaço para os imprevistos: por mais organizado que seja, e por mais que se comprometa consigo mesmo, sempre podem surgir imprevistos que precisarão de atenção imediata e passarão na frente do planejamento. Por isso, é importante que você não comprometa todo o seu tempo – deixe que sobrem janelas ou intervalos para lidar com essa demanda imediata e, se necessário, restabeleça a ordem e prioridade dos itens;
- Crie uma caixa de entrada: pode ser o bloco de notas do celular ou um caderninho de papel na bolsa. Tenha um lugar para anotar tudo que chega de novo. Assim, você não precisa comprometer sua memória e atenção com as novas demandas, podendo direcioná-las posteriormente às devidas categorias;
- Faça listas: faça várias listas, use e abuse desse recurso. Ao invés de criar uma grande lista, separe-as por categorias ou contextos. Isso te permite ir direto ao ponto, se focando apenas no que importa em cada momento;
- Divida para conquistar: é isso mesmo! Divida grandes projetos em algumas listas de atividades usando o critério mais conveniente para cada situação, como prioridade, tipo de tarefa, local de execução ou ordem de dependência (caso a execução de um item dependa da conclusão do anterior). O mais importante é quebrar algo grande em pequenos pedaços que serão mais facilmente realizáveis. Sem nunca perder a dimensão do todo, é claro;
- Não esqueça de conferir as tarefas delegadas: sempre que uma atividade for delegada a outra pessoa ou estiver em uma etapa de espera, anote. Assim, ao fazer sua revisão, poderá conferir os prazos e entrar em contato com o responsável, se necessário;
- Revise: revisar é tão importante quanto anotar! Encaixe em sua rotina o momento de revisitar e revisar suas listas, isso te permitirá acompanhar o andamento dos projetos, além de ajudar a não esquecer de nada;
- Se recompense: considere criar um sistema de recompensas para quando concluir um item ou lista. Afinal, é preciso comemorar pequenas vitórias e visualizar progressos, não é mesmo?
- Descanse: ufa! Não esqueça que dentro de sua agenda deve sempre haver um tempo reservado ao descanso e ao lazer. Ninguém consegue ser produtivo se estiver exausto.
Transformando a organização em hábito, cada pequena tarefa conta para mudar a sua rotina. A forma de pensar que a organização nos proporciona é contagiante, e as listas são grandes protagonistas neste processo.
Se você der uma chance para a organização, será recompensado com mais eficiência e produtividade. E, em breve, verá a diferença que uma agenda organizada pode fazer em sua rotina.
Se você está se sentindo um pouco perdido e precisa de uma forcinha para começar a colocar a mão na massa, confira o e-Book que nós desenvolvemos para te ajudar a usar a organização a favor da sua produtividade. Com o nosso Guia Completo da Gestão de Documentos e Arquivos, você nunca mais perderá tempo procurando um documento. Esse pode ser um bom início à revolução da organização em sua vida!
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